Kullanım oranı, bir kişinin faturalanabilir saatinin çalışılabilir toplam saatine bölünmesiyle bulunur. Ajanslarda kârlılığı belirleyen tek rakam budur. Yanlış hesaplanan payda, olmayan bir kapasiteyi varmış gibi gösterir.
Payda nasıl kurulur
Yıllık çalışılabilir saat, takvim günlerinden değil fiilen çalışılan günlerden çıkar. Hesaptan düşülecek üç kalem var.
Yıllık ücretli izin. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesine göre bir ile beş yıl arası kıdemde bu süre en az on dört gündür.
Ulusal bayram ve genel tatiller. Bu günler 2429 sayılı Kanunda sayılıdır ve dini bayramların tarihi her yıl kayar.
Hastalık ve idari izinler. Geçmiş yılın ortalaması alınır.
Bu üç kalem düşüldüğünde yıllık çalışılabilir gün sayısı iki yüz civarına iner. Payda buradan kurulur.
Faturalanabilir saat neyi kapsamaz
Ajanslarda en sık yapılan hata, müşteri için harcanan her saati faturalanabilir saymak. Teklif hazırlığı, iş geliştirme görüşmesi, iç eğitim ve araç kurulumu müşteri işidir ama fatura kesilmez. Bu saatler çalışılabilir saate girer ve faturalanabilir saate girmez.
Kullanım oranı yüzde altmışın altındaysa satış yetersizdir. Yüzde seksen beşin üstündeyse ekip sürdürülemez bir tempoda çalışıyordur ve ilk işaret teslim gecikmelerinde görülür.
Oran kişi bazında da ölçülmelidir. Ekip ortalaması yüzde yetmiş beş çıkarken bir kişinin doksan, diğerinin ellide olması sık görülür. Ortalama bu dengesizliği gizler ve işten ayrılmalar çoğunlukla yüksek orandaki kişiden gelir.
Oranı haftalık okumak da yanıltır. Tek bir hafta izin, tatil veya teslim yoğunluğuyla sapar. Karar verilebilir rakam, en az dört haftalık dönemde ölçülen orandır.
Kaydın tek yerde durması
Bu oran ancak zaman kaydı müşteri ve proje bazında tutulduğunda çıkar. Kronos zamanlayıcısı müşteri ve proje seçilerek başlatılıyor, dönem sonunda müşteri kırılımlı döküm alınıyor. Her müşteri için ayrı pano, ayrı kanal ve ayrı dosya klasörü kurma mantığı Agencies sayfasında anlatılıyor.
Sınır şurada. Kronos döküm üretiyor ama fatura kesmiyor ve muhasebe programına bağlanmıyor. Dökümü faturaya çevirmek ayrı bir adım olarak kalıyor.
Açık iş sayısının teslim süresine etkisi WIP yazısında duruyor.
SSS
Kullanım oranı kaç olmalı? Hizmet ajanslarında yüzde yetmiş ile seksen arası çalışılabilir bir bant kabul edilir. Alt sınır satış sorununa, üst sınır tükenmişliğe işaret eder.
Faturalanabilir saat ile çalışılan saat aynı şey mi? Değildir. Teklif hazırlığı, iç toplantı ve eğitim çalışılan saate girer, faturalanabilir saate girmez.